Présentation

Imaginez un cadre sans son secrétaire : comment pourrait-il se concentrer sur un dossier épineux s'il devait sans arrêt répondre au téléphone ? Ou négocier âprement un contrat important tout en prenant des notes pour rédiger le compte-rendu ? Impossible bien sûr. Pour mettre de l'huile dans les rouages, le secrétaire s'avère donc incontournable.

Véritable interface entre le monde extérieur et les collaborateurs de l'entreprise, le secrétaire occupe un poste clé. Il est bien souvent la première image perçue par les visiteurs, et doit donc faire preuve d'un niveau d'expression écrite et orale irréprochable et d'une excellente présentation. Organisation et méthode sont évidemment indispensables sans oublier l'autonomie, le dynamisme et une certaine discrétion.

Décharger des tâches administratives

L'une des principales missions du secrétaire consiste à décharger ses supérieurs des démarches administratives qu'ils peuvent rencontrer au cours de leur activité professionnelle. Lors des réunions, par exemple, le secrétaire se charge de prendre des notes et rédige les comptes-rendus pour garder une trace écrite des décisions prises. Il s'occupe également de la correspondance de ses supérieurs.

"Chaque jour, je réponds aux nombreux courriers qui arrivent, explique Magali Hérisson, secrétaire de mairie. Ce sont majoritairement des invitations à diverses manifestations. Je rédige les lettres d'acceptation ou de refus sur indications du Maire et je les range dans le parapheur pour qu'il les signe avant qu'elles soient expédiées. Dans le même temps, je transmets ces sollicitations aux différents élus au cas où l'un d'entre eux serait intéressé."

Le secrétaire organise aussi l'emploi du temps de son supérieur. Il prend les rendez-vous et lors des déplacements éventuels, achète les billets de train ou d'avion, réserve des nuits d'hôtel, en prenant en compte de nombreux paramètres tels les temps de trajet... Tout doit se passer sans anicroches. Mais même si tout est bien réglé, il peut toujours y avoir un imprévu.

Assurer le relationnel

Dans toutes les entreprises, que ce soit par téléphone ou en vis-à-vis, le secrétaire est souvent le premier interlocuteur des visiteurs extérieurs. De ce contact initial découle généralement la qualité des relations futures. Le secrétaire doit donc être capable de gérer toutes sortes de situations.

"Quand quelqu'un arrive énervé et exige d'être reçu par le Maire, je ne rentre jamais dans son jeu, raconte Magali. Je reste calme et j'essaie de trouver une solution dans les plus brefs délais. Souvent, le fait d'écouter les gens et de les prendre en considération suffit à détendre l'atmosphère."

Son excellente connaissance de l'entreprise permet ainsi au secrétaire d'être une véritable mine d'information pour les visiteurs extérieurs mais aussi pour ses propres collaborateurs.

Formation

Comment devenir secrétaire ?

Après la troisième

Le bac pro Secrétariat, réalisable en alternance, offre une formation professionnelle qui permet d'entrer dans le monde du travail.

Plus général, le bac STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion) ouvre les portes des BTS.

Après le bac

Poursuivre sur un diplôme supérieur permet d'accéder à des responsabilités plus importantes dès le début. Parmi les cursus possibles, le BTS Assistant de direction est le plus coté.

Autre possibilité, le BTS Assistant de gestion PME-PMI propose une formation plus polyvalente adaptée aux petites structures.

Enfin, le BTS Secrétaire trilingue permet de se faire une place dans les entreprises ouvertes sur l'international. A savoir, l'anglais est bien sur obligatoire mais les langues rares (chinois, japonais, russe) sont très appréciées et recherchées.

Dernière mise à jour : 22 avril 2015