Présentation

Chaque fin de mois, le gestionnaire de paie est un peu court. Pas question budget, non. Plutôt question temps. Il y a urgence ! Il doit établir les bulletins de salaires de ses entreprises clientes, et les salariés attendent. Primes, heures supplémentaires, congé maladie, vacances, cotisations sociales... Chaque bulletin compte au bas mot une vingtaine d'items. Le gestionnaire de paie saisit, compte, déduit, vérifie, chaque bulletin. Et pas question de se tromper.

Pour corser l'exercice, une nouvelle loi vient d'être votée et il faut l'appliquer dans les calculs. Elle peut concerner la rémunération des heures supplémentaires, le montant d'une cotisation obligatoire, une exonération de charges... entre autres. En fait, les dispositions législatives sont extrêmement mouvantes et le gestionnaire de paie doit se tenir en veille constante pour produire chaque mois de bons bulletins de paie.

Heures supplémentaires, primes, absence pour maladie, congés payés : chaque mois, le bulletin de paie reflète l'activité du salarié dans l'entreprise. "Nos clients nous transmettent les variables de la période concernée, nous les entrons dans le logiciel dédié et ensuite, nous éditons le bulletin de paie", explique Stéphanie, gestionnaire de paie pour le cabinet d'audit, d'expertise comptable et de conseil KPMG.

Simple à première vue, l'opération s'avère beaucoup plus complexe à l'usage. "L'entrée d'un nouveau salarié dans l'entreprise par exemple constitue une étape clé de la gestion de paie, reprend Stéphanie. Il existe tout un paramétrage à mettre en place pour que le salaire soit bien calculé au prorata de l'activité durant le premier mois, et que les bonnes cotisations sociales soient bien appliquées par la suite... Idem lors d'un départ. Je contrôle le versement de l'indemnités de congés payés, les prorata des primes annuelles... ".

Une fois dans la routine du poste, les choses se simplifient... un peu. Les salariés permanents, à horaires fixes, ont quasiment le même bulletin tous les mois. Mais l'opération se complique de nouveau dès que des horaires variables, des commissions aux résultats ou des primes diverses et variées entrent en jeu. Une très grande rigueur est donc indispensable pour éviter les erreurs. "Parce que ni notre client, ni son salarié n'apprécieraient de devoir payer trop ou de ne pas recevoir son dû", précise Stéphanie.

Une législation extrêmement mouvante

Entre l'assurance maladie, la CSG, la RDS ou encore les cotisations retraites, un bulletin de salaire lambda comporte au bas mot une vingtaine d'items. Pour corser le tout, la législation évolue très rapidement. "Dernièrement, nous avons du intégrer la loi TEPA, sur les heures supplémentaires, se souvient Stéphanie. Mais de nouvelles dispositions apparaissent presque toutes les semaines, dans le droit du travail, les conventions collectives, les décisions de justice prudhommale ou de la cour de cassation... Pour réaliser des paies correctes, je ne peux pas me permettre de me reposer sur mes acquis. Je reste constamment en veille et n'hésite pas à prendre des initiatives pour mettre mes connaissances à jour."

Pour interpréter les nouvelles dispositions, le gestionnaire de paie travaille parfois en étroite relation avec des juristes dévoués à l'interprétation des textes. Ensuite, une fois qu'il maîtrise les nouveautés législatives, le gestionnaire de paie assure une mission de conseil auprès des entreprises pour les accompagner dans l'adaptation de l'organisation du travail. "Avec la loi TEPA par exemple, il arrive que certains employeurs dépassent le plafond des heures supplémentaires, je leur explique alors les limites de la loi pour éviter que le problème ne se pose de nouveau." Et qu'ils se mettent hors la loi dans le même temps.

Formation

Comment devenir gestionnaire de paie ?

Avant de se lancer, il vaut mieux s’assurer que l’on possède les trois qualités essentielles pour devenir un bon gestionnaire de paie, à savoir le sens des responsabilités, la discrétion et la confidentialité.

Ensuite, sachez qu’il existe peu de formations spécifiquement dédiées à la gestion de la paie. Un cursus dans le domaine juridique, la gestion des entreprises, la comptabilité ou les ressources humaines restent tout de même un bon socle de base. Mais il convient de garder en tête que ce métier s’apprend principalement par l’expérience, et nécessite une actualisation permanente de ses connaissances.

Après le bac

Le DUT Gestion des entreprises et des administrations option finance-comptabilité et le BTS Comptabilité et gestion des organisations en deux peuvent apporter des connaissances de bases utiles, à condition de les enrichir par des stages ou des expériences en entreprises significatives.

Après un bac+2

A l’université, un premier cycle en droit permet d’acquérir des connaissances juridiques précieuses. Ensuite une licence pro en gestion des ressources humaines viendra apporter un verni professionnalisant à ce bagage théorique.

Après un bac+3

Plusieurs universités et écoles spécialisées proposent des Master ressources humaines, gestion du personnel, gestion des organisations… comprenant des modules consacrés à la gestion de la paie.

Cette formation en un ou deux ans, réalisable en alternance, est ouverte aux diplômés titulaires d’un bac+2/3 (selon les établissements) validé.